Tema
El Tema Específico 6 estudia las máquinas de reprografía, los envíos y servicios postales y los sistemas de franqueo. Es un tema técnico, pero debe estudiarse de forma sencilla: qué hace cada máquina, para qué se utiliza, qué elementos básicos tiene, qué precauciones deben adoptarse y cómo debe actuar el celador ante encargos, averías o documentación.
En un centro sanitario, el celador puede recibir encargos relacionados con fotocopias, traslado de documentación, escaneo, ensobrado, distribución de correspondencia, envío de paquetes o preparación de documentación interna. Aunque actualmente muchas tareas se han digitalizado, siguen existiendo documentos en papel, comunicaciones internas, copias, registros, sobres, etiquetas, envíos y equipos de oficina.
La regla práctica es clara: el celador puede manejar máquinas de oficina y colaborar en tareas de reprografía y correspondencia, pero debe respetar la confidencialidad, seguir instrucciones y comunicar incidencias. Si una máquina está averiada o no puede cumplir exactamente el encargo recibido, no debe improvisar una solución que altere la orden, sino comunicarlo al superior o responsable.
1. Reprografía: concepto general
La reprografía es la reproducción de documentos mediante distintos medios técnicos. Su finalidad es obtener copias, duplicados o versiones reproducidas de un documento original.
La forma más conocida de reprografía es la fotocopia, pero también entran en este bloque la impresión, el escaneo, el fax, la encuadernación, el ensobrado y otras tareas propias de oficina.
En la Administración pública, estas tareas pueden formar parte de las funciones ordinarias del personal subalterno o celador-subalterno cuando se le encomiendan.
La reprografía debe hacerse con orden y confidencialidad. No es lo mismo copiar una circular general que reproducir documentación sanitaria, informes, datos personales, listados de pacientes o documentos internos. El celador no debe leer, comentar ni difundir la documentación que maneja por razón de su trabajo.
2. Función del celador ante encargos de reprografía
El celador puede recibir instrucciones para realizar fotocopias, imprimir documentos, escanear, encuadernar, ensobrar o trasladar documentación.
Debe atender al encargo recibido: número de copias, blanco y negro o color, tamaño del papel, doble cara, grapado, clasificación, urgencia, destinatario y forma de entrega.
Si el encargo no puede cumplirse exactamente porque la máquina no funciona, no hay papel, falta tóner o no se dispone de copia en color, debe comunicarlo. No debe sustituir por su cuenta copias en color por copias en blanco y negro si la orden era expresa, ni dejar documentación sensible abandonada junto a la máquina.
Una pregunta de test habitual plantea que un superior pide 50 fotocopias en color y la única fotocopiadora en color está rota. La actuación correcta es comunicar al superior que la máquina está averiada y que, de momento, no puede cumplirse el encargo en los términos indicados.
3. Fotocopiadora
La fotocopiadora es una máquina de reprografía utilizada para reproducir documentos en papel. Permite obtener una copia idéntica o modificada de un original.
Las fotocopiadoras modernas pueden incorporar varias funciones: ampliación, reducción, doble cara, clasificación, grapado, impresión, escaneo, fax y copia en color.
Según tamaño y capacidad, pueden distinguirse fotocopiadoras personales, de oficina y profesionales o de alta producción.
Las personales son más sencillas, de menor tamaño y menor capacidad. Suelen estar pensadas para un volumen reducido de copias y pueden no permitir ampliación o reducción.
Las de oficina son más completas. Pueden ampliar o reducir, trabajar con varios tamaños de papel, utilizar alimentadores automáticos y clasificadores, y alcanzar velocidades intermedias.
Las profesionales o de alta producción están destinadas a un volumen elevado. Pueden tener grapado, alzado, clasificación avanzada, doble cara, diagnóstico automático y alta velocidad de reproducción. Algunas pueden alcanzar grandes volúmenes de copias por minuto.
4. Elementos básicos de una fotocopiadora
Aunque existen muchos modelos, las fotocopiadoras comparten elementos básicos.
El vidrio de contacto es el cristal donde se coloca el documento original. La tapa superior ayuda a evitar molestias por la luz de exposición y mejora la calidad de la copia.
La bandeja de papel contiene el papel que la máquina utilizará para reproducir el documento.
La corona de carga impulsa eléctricamente el papel para que pueda recibir la imagen.
El tambor recibe la imagen del original mediante la lámpara de exposición.
La lámpara de exposición transmite la imagen del documento original hacia el sistema de reproducción.
El tóner actúa como la “tinta” de la fotocopiadora. Puede ser en polvo o líquido, según el tipo de máquina.
El fusor fija el tóner al papel mediante calor.
La bandeja de recepción recoge el documento ya fotocopiado.
Conocer estos elementos ayuda a entender averías simples: falta de papel, atasco, falta de tóner, copias claras, cubierta abierta o problemas de recepción del papel.
5. Funcionamiento básico de una fotocopiadora
Para usar una fotocopiadora se enciende el interruptor principal. Normalmente, ON indica encendido y OFF apagado.
Tras encenderla, la máquina necesita un tiempo de calentamiento. Durante ese tiempo no se pueden realizar copias. Cuando está lista, lo indica en el panel.
Después se coloca el original en el vidrio de contacto o en el alimentador automático, se seleccionan las opciones necesarias: número de copias, tamaño, orientación, reducción o ampliación, doble cara, color o blanco y negro, y se inicia la copia.
Si no sale ninguna copia, conviene comprobar primero cuestiones sencillas: cubierta frontal abierta, falta de papel, atasco de papel o necesidad de sustituir el recipiente de desecho de tóner. Si después de estas comprobaciones la máquina sigue sin funcionar, debe avisarse al servicio técnico o responsable.
Si las copias salen excesivamente claras, una causa frecuente es la falta de tóner.
6. Mantenimiento y seguridad en fotocopiadoras
El mantenimiento ordinario debe hacerse siguiendo el manual del fabricante y las instrucciones del centro.
Para limpiar la máquina debe desconectarse previamente el interruptor principal. El vidrio de contacto puede limpiarse con un paño humedecido en alcohol o detergente muy suave. No deben utilizarse disolventes ni diluyentes.
La fotocopiadora debe ubicarse en un lugar ventilado, con espacio suficiente alrededor para mantenimiento y sin obstruir sus rendijas de ventilación. Si se bloquea la ventilación, puede aumentar la temperatura interna y existir riesgo de incendio.
No conviene colocar fotocopiadoras cerca de puestos que requieran concentración si generan ruido.
La manipulación interna, desmontaje o reparación técnica debe realizarla personal autorizado. El celador puede resolver incidencias básicas, como reponer papel o retirar un atasco si está previsto, pero no debe desmontar la máquina ni manipular elementos internos complejos.
7. Riesgos asociados a la fotocopiadora
El uso de fotocopiadoras puede implicar riesgos ergonómicos, mecánicos y térmicos.
El riesgo ergonómico aparece por posturas mantenidas, movimientos repetitivos, manipulación de paquetes de papel o ubicación inadecuada de la máquina.
El riesgo mecánico puede producirse por atrapamientos, partes móviles, bandejas, tapas o elementos internos.
El riesgo térmico puede aparecer por zonas calientes, especialmente en el fusor o sistemas de fijación por calor.
También deben tenerse en cuenta riesgos eléctricos y de ventilación. Por eso no deben manipularse equipos por dentro ni bloquearse rejillas.
En test puede aparecer la pregunta sobre qué riesgo está asociado a la fotocopiadora: pueden ser todos, según el enfoque —ergonómico, térmico y mecánico—.
8. Impresora
La impresora permite obtener en papel un documento o imagen procedente de un ordenador u otro dispositivo.
A diferencia de la fotocopiadora tradicional, que reproduce directamente un original físico, la impresora trabaja normalmente a partir de un archivo digital.
Puede haber impresoras láser, de inyección de tinta, térmicas u otros tipos. En oficinas administrativas y centros sanitarios, las impresoras láser y multifunción son frecuentes.
Una impresora multifunción puede integrar impresión, copia, escáner y fax. Por eso, a veces una misma máquina puede realizar varias funciones del tema.
El celador puede imprimir documentos si se le encomienda, pero debe recogerlos inmediatamente cuando contengan datos personales o información interna. No debe dejarlos en la bandeja de salida expuestos a terceros.
9. Escáner
El escáner permite digitalizar documentos en papel, convirtiéndolos en archivos electrónicos.
Su utilidad es importante porque permite archivar, enviar o trabajar con documentos sin necesidad de conservar siempre una copia física inmediata.
El escáner puede estar integrado en una impresora multifunción o ser un equipo independiente.
Escanear no significa hacer público el documento. Si contiene datos personales o información clínica, debe guardarse en la ubicación correcta, enviarse solo al destinatario autorizado y no conservar copias innecesarias.
El celador debe comprobar, si se le indica, que el documento queda escaneado correctamente, con todas las páginas, legible y orientado adecuadamente. Si no sabe dónde debe guardarse el archivo, debe preguntar.
10. Fax
El fax es un sistema telefónico que permite reproducir a distancia documentos escritos, gráficos o impresos.
Funciona mediante dos unidades: una emisora y otra receptora, conectadas a una línea telefónica. El documento se introduce en la unidad emisora, se marca el número de fax de destino, el equipo receptor recibe la llamada y el documento se transmite para ser impreso o recibido.
Los elementos imprescindibles son: una unidad emisora, una unidad receptora, una línea telefónica y soporte de papel o sistema de recepción.
Los faxes antiguos utilizaban papel térmico, que tenía inconvenientes: precio elevado, peor calidad y pérdida de impresión con el tiempo. Actualmente se extendió el uso de papel normal, generalmente DIN A4.
Para su mantenimiento, el fax puede limpiarse con un paño humedecido en alcohol en rodillos y cabezales cuando proceda, siguiendo instrucciones. No deben usarse agua ni detergentes en esas zonas.
Aunque el fax está cada vez más obsoleto, puede seguir apareciendo en temario y test porque forma parte del contenido oficial.
11. Encuadernadoras
Las encuadernadoras sirven para ordenar, presentar y conservar documentos unidos.
Pueden ser de varios tipos.
Las encuadernadoras que taladran el papel perforan las hojas mediante punzones para insertar canutillos o espirales.
Las termoencuadernadoras aplican calor a una sustancia adhesiva incorporada al borde del documento, que al enfriarse mantiene unidas las hojas.
Otras encuadernadoras fresan el papel antes de aplicar adhesivo para mejorar la unión.
El celador puede encuadernar documentación si se le encomienda, comprobando el orden de páginas, portada, orientación y número de ejemplares. Debe extremar la confidencialidad si el documento contiene datos internos o personales.
12. Ensobradoras y otras máquinas análogas
La ensobradora permite plegar y ensobrar documentos de forma automática o semiautomática. Es útil en servicios con gran volumen de comunicaciones, como admisión, recursos humanos, dirección, gestión, citaciones o envíos masivos.
Su finalidad es mejorar la productividad y evitar que el ensobrado manual consuma demasiado tiempo.
El celador puede colaborar cargando documentos y sobres, retirando envíos preparados, ordenando lotes o trasladando correspondencia.
Debe prestar atención a que los documentos no se mezclen. En una ensobradora, un error puede enviar información de una persona a otra destinataria, lo que puede afectar a la protección de datos.
Otras máquinas análogas pueden ser grapadoras eléctricas, destructoras de papel, guillotinas, plastificadoras, alzadoras o clasificadoras.
La destructora de papel tiene una función especialmente relacionada con la confidencialidad: destruir documentación para que quede inservible e ilegible.
13. Destructoras de papel y confidencialidad
La destructora se utiliza para eliminar documentos en papel de forma segura.
En un centro sanitario o administrativo, no debe tirarse a la papelera documentación con datos personales, listados, informes o documentos internos cuando deban destruirse.
La destrucción debe hacerse conforme al procedimiento del centro. En algunos casos se utilizan contenedores específicos de documentación confidencial; en otros, destructoras de seguridad.
El celador no debe destruir documentación por iniciativa propia si no tiene orden o circuito establecido. Tampoco debe conservar copias de documentos ni llevarse originales o duplicados.
La confidencialidad afecta a toda la gestión documental: copiar, imprimir, escanear, ensobrar, distribuir y destruir.
14. Envíos postales: concepto general
Un envío postal es un envío con destinatario preparado en la forma definitiva en la que debe ser transportado por el operador postal.
Son envíos postales las cartas, tarjetas postales, paquetes postales, envíos de publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas.
La carta es un envío cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse, así como una comunicación escrita sobre soporte físico que tenga carácter actual y personal.
La tarjeta postal es una pieza rectangular de cartulina u otro material consistente que circula al descubierto y contiene un mensaje escrito.
El paquete postal permite enviar objetos o mercancías, dentro de los límites y condiciones del servicio.
En el entorno sanitario, el celador puede colaborar en recogida, distribución interna y entrega de correspondencia, avisos, documentación administrativa o paquetes, respetando los destinatarios y circuitos.
15. Servicios postales
Los servicios postales incluyen recogida, admisión, clasificación, transporte, distribución y entrega de envíos postales.
Estas fases permiten que una carta o paquete pase desde el remitente hasta el destinatario.
En el trabajo interno de un centro, puede existir correspondencia externa y correspondencia interna. La externa se dirige fuera del centro o llega desde fuera. La interna circula entre servicios, unidades o departamentos.
El celador debe clasificar y distribuir según instrucciones, sin abrir correspondencia cerrada ni acceder al contenido de envíos que no le corresponden.
Si un envío llega a destino equivocado, debe devolverse o redirigirse según el procedimiento establecido, no abrirse para “averiguar” el contenido.
16. Sistemas de franqueo
El franqueo es el sistema por el que se acredita el pago del servicio postal.
El franqueo puede realizarse mediante sellos, estampillas, máquinas de franquear, sistemas de pago diferido, franqueo en destino o prepago, según las condiciones del operador postal.
El sistema más tradicional es el sello, que se adhiere a la cubierta del envío para acreditar el pago.
Las estampillas de franqueo reflejan el valor de la tarifa o precio exigido por la prestación del servicio.
Las máquinas de franquear permiten sustituir o complementar sellos mediante impresiones o estampaciones autorizadas.
El franqueo no es un simple adorno del sobre. Sin franqueo correcto, el envío puede no circular, retrasarse, generar incidencias o requerir pago adicional.
17. Máquinas de franquear
Las máquinas de franquear imprimen o estampan en el envío la señal de franqueo correspondiente, en modelos autorizados por el operador del servicio postal universal.
Pueden utilizarse en oficinas con volumen frecuente de correspondencia.
Cuando el tamaño o forma del objeto no permita imprimir directamente, la impresión puede hacerse en etiqueta o faja que se adhiere al envío en toda su extensión, con datos de remitente y destinatario.
Este procedimiento no puede aplicarse a correspondencia asegurada.
Las máquinas de franquear tienen controles de uso, como troqueles, tarjetas, precintos u otros medios. Deben usarse conforme a la autorización y condiciones fijadas.
El celador puede colaborar en la preparación o traslado de envíos, pero no debe manipular sistemas de franqueo si no está autorizado o formado para ello.
18. Franqueo pagado, diferido, en destino y prepago
En el franqueo de pago diferido, previo contrato con el remitente, los envíos circulan con una identificación de ese medio de pago y el pago se realiza en el momento, lugar y condiciones establecidas por el operador.
Dentro de este sistema pueden existir modalidades como franqueo pagado o concertado.
En el franqueo en destino, el pago no se realiza en origen, sino en destino, en los casos y condiciones que determine el operador.
En el prepago, los sobres o embalajes incorporan el precio o tarifa de la prestación postal.
Estas modalidades se diferencian por cuándo y cómo se acredita o realiza el pago del servicio postal.
19. Actuación del celador en correspondencia
Cuando el celador recoge o distribuye correspondencia debe hacerlo con orden, puntualidad y confidencialidad.
Debe respetar destinatarios, unidades, sellos, registros, rutas internas y prioridad si se le indica.
No debe abrir correspondencia cerrada, alterar sobres, mezclar documentación, dejarla abandonada ni entregarla a personas no autorizadas.
En documentación sanitaria o administrativa sensible, la discreción es esencial. Un error de distribución puede causar pérdida de información, retrasos o vulneración de confidencialidad.
Si un sobre carece de destinatario claro, está deteriorado o parece contener documentación sensible mal dirigida, debe comunicarlo al responsable.
20. Aplicación práctica al puesto de celador
El celador puede manejar fotocopiadoras, impresoras, fax, escáneres, encuadernadoras, ensobradoras y otras máquinas de oficina si se le encomienda.
Debe saber resolver incidencias básicas: añadir papel, comprobar atasco, revisar falta de tóner, esperar calentamiento o avisar si la máquina está averiada.
Debe evitar soluciones improvisadas cuando alteren la orden recibida. Si le piden copias en color, no debe hacerlas en blanco y negro por su cuenta si la máquina de color está rota.
Debe proteger la confidencialidad de los documentos que reproduce, escanea, ensobra, distribuye o destruye.
En correspondencia, debe respetar destinatarios y circuitos. En franqueo, debe distinguir sellos, estampillas, máquinas de franquear, pago diferido, franqueo en destino y prepago.
La parte técnica del tema no exige ser mecánico ni operador postal profesional. Exige conocer lo básico y actuar correctamente ante situaciones habituales.
21. Ideas clave para el opositor
La reprografía es la reproducción de documentos por distintos medios.
La fotocopiadora reproduce documentos en papel y puede incorporar impresión, fax o escáner.
El vidrio de contacto, bandeja de papel, tambor, lámpara, tóner, fusor y bandeja de recepción son elementos básicos.
Si no sale copia, se revisa cubierta, papel, atasco o tóner antes de avisar al servicio técnico.
Si la copia sale muy clara, puede faltar tóner.
El fax transmite documentos a distancia mediante línea telefónica, unidad emisora y receptora.
El escáner digitaliza documentos en papel.
Las encuadernadoras pueden taladrar papel, usar canutillos o espirales, o funcionar por calor.
Las ensobradoras pliegan y ensobran documentos, pero exigen cuidado para no mezclar destinatarios.
La destructora debe dejar el documento inservible e ilegible.
Los envíos postales incluyen cartas, tarjetas postales, paquetes, publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas.
El franqueo acredita el pago del servicio postal.
Las máquinas de franquear imprimen o estampan el franqueo autorizado.
El prepago incorpora el precio o tarifa en sobres o embalajes.
Resumen Ejecutivo
Ideas fuerza
- El Tema Específico 6 trata máquinas de reprografía, envíos postales y sistemas de franqueo.
- La reprografía es la reproducción de documentos mediante medios técnicos.
- El celador puede manejar máquinas de oficina si se le encomienda, pero debe respetar instrucciones y confidencialidad.
- La fotocopiadora reproduce documentos en papel y puede incorporar funciones de impresora, fax o escáner.
- Las fotocopiadoras pueden ser personales, de oficina o profesionales de alta producción.
- Elementos básicos de la fotocopiadora son vidrio de contacto, bandeja de papel, tambor, lámpara, tóner, fusor y bandeja de recepción.
- Si no sale copia, se comprueba cubierta, papel, atasco o tóner; si persiste, se avisa al servicio técnico.
- Si las copias salen muy claras, puede faltar tóner.
- El escáner convierte documentos en papel en archivos digitales.
- El fax transmite documentos a distancia mediante línea telefónica, unidad emisora y unidad receptora.
- Las encuadernadoras ordenan y unen documentos mediante canutillo, espiral, calor u otros sistemas.
- Las ensobradoras pliegan y ensobran documentos.
- La destructora elimina documentos de forma que queden inservibles e ilegibles.
- Son envíos postales cartas, tarjetas postales, paquetes, publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas.
- El franqueo acredita el pago del servicio postal.
- Las máquinas de franquear sustituyen o complementan sellos mediante impresiones autorizadas.
- El prepago permite que sobres o embalajes incorporen el precio o tarifa del servicio postal.
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Glosario
Reprografía
Fotocopiadora
Tóner
Fusor
Escáner
Fax
Encuadernadora
Ensobradora
Envío postal
Franqueo
Máquina de franquear
Prepago
FAQs
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Preguntas trampa habituales
Trampa 1. Cambiar el encargo sin comunicarlo
Si se piden copias en color y la fotocopiadora en color está averiada, no se hacen en blanco y negro por iniciativa propia. Se comunica la incidencia.
Trampa
Un superior pide 50 fotocopias en color, pero la única fotocopiadora en color está rota. El celador debe:
Trampa 2. Confundir impresora y escáner
La impresora lleva un archivo digital al papel. El escáner lleva un documento en papel al archivo digital.
Trampa
La máquina que convierte un documento en papel en un archivo digital es:
Trampa 3. Pensar que la fotocopiadora solo tiene riesgo ergonómico
El uso de fotocopiadoras puede implicar riesgos ergonómicos, mecánicos y térmicos.
Trampa
¿Qué riesgos pueden asociarse al uso de una fotocopiadora?
Trampa 4. Confundir franqueo en destino con prepago
En el franqueo en destino el pago se efectúa en destino. En el prepago, el sobre o embalaje incorpora previamente el precio o tarifa.
Trampa
El sistema en el que sobres o embalajes incorporan previamente el precio o tarifa del servicio postal se denomina:
Trampa 5. Pensar que la correspondencia cerrada puede abrirse para averiguar el destino
El celador debe respetar destinatarios y circuitos. No debe abrir correspondencia cerrada que no le corresponde.
Trampa
Si un sobre cerrado llega con destino dudoso, el celador debe:
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Tipo Test
Conceptual
La reprografía es:
Conceptual
¿Puede ser función del celador el manejo de una fotocopiadora?
Examen
Si una fotocopiadora está en calentamiento tras encenderla:
Examen
El vidrio de contacto de una fotocopiadora sirve para:
Examen
El fusor de una fotocopiadora o impresora tiene la función de:
Examen
Si una fotocopiadora no produce ninguna copia, conviene comprobar primero:
Examen
Si las copias salen excesivamente claras, una causa frecuente puede ser:
Conceptual
Una impresora se utiliza principalmente para:
Conceptual
Un escáner permite:
Examen
El fax transmite documentos a distancia mediante:
Examen
Los faxes antiguos utilizaban frecuentemente:
Examen
Para limpiar determinados elementos del fax, el temario recomienda:
Conceptual
Las encuadernadoras que taladran papel utilizan:
Conceptual
Las termoencuadernadoras unen documentos mediante:
Examen
La función principal de una ensobradora es:
Examen
La destructora de papel debe dejar los documentos:
Conceptual
Son envíos postales:
Examen
La carta postal se caracteriza por ser:
Examen
El franqueo sirve para:
Examen
Las máquinas de franquear permiten: